Política de conflicto de intereses

SERVICIO DE SALUD DE SHAWNEE  POLÍCES Y PROCEDIMIENTO

Propósito

El propósito de esta política es brindar orientación para identificar y manejar conflictos de intereses potenciales y reales que involucren a Shawnee Health Service. En la mayoría de los casos, los conflictos de intereses se pueden evitar simplemente si se sigue ejerciendo el buen juicio y, de hecho, la empresa se basa en el buen juicio de sus empleados para prevenir muchas situaciones de conflicto de este tipo.

Shawnee Health Service está comprometido con los más altos niveles de integridad. Se espera que los empleados, voluntarios y miembros de la Junta Directiva conduzcan sus relaciones entre ellos, la corporación y las organizaciones externas con objetividad y honestidad. La regla general es que: Los empleados, voluntarios y miembros de la Junta Directiva de Shawnee Health Service están obligados a evitar y divulgar conflictos de interés éticos, legales, financieros o de otro tipo que involucren a Shawnee Health Service, y a retirarse de un puesto de autoridad para la toma de decisiones. con respecto a cualquier situación de conflicto que involucre a Shawnee Health Service.

Identificación y manejo de situaciones de conflicto

Generalmente, puede ocurrir un conflicto de intereses si un interés o actividad influye o parece influir en la capacidad de una persona para ejercer la objetividad o deteriora la capacidad de la persona para cumplir con sus responsabilidades laborales en el mejor interés de la corporación.

Se considera que una persona tiene un posible conflicto de intereses cuando:

• Él o ella o cualquier miembro de su familia* puede recibir un beneficio financiero o de otro tipo como resultado del puesto de la persona en Shawnee Health Service;

• El individuo tiene la oportunidad de influir en las decisiones comerciales, administrativas o de otro tipo de la corporación de una manera que conduzca a una ganancia o ventaja personal; o

• El individuo tiene un interés financiero o de otro tipo existente o potencial que menoscaba, o podría parecer que afecta, la independencia del individuo en el desempeño de sus responsabilidades con la corporación.

* La "familia" de un individuo incluye a su cónyuge, pareja de hecho, padres, hermanos, hijos y cualquier otro pariente que resida en el mismo hogar.

Relaciones específicas que pueden crear conflictos de intereses

Una variedad de situaciones, afiliaciones y relaciones pueden crear posibles conflictos de intereses. La relación financiera o de otro tipo (es decir, la Junta / funcionario u otros puestos gerenciales) de un empleado, voluntario o miembro de la Junta o su familia con un posible contratista, vendedor o proveedor podría potencialmente crear la apariencia de incorrección o interferir con la acción de un empleado suyo o sus responsabilidades en nombre y en el mejor interés de Shawnee Health Service y deben ser reveladas en el Cuestionario de Conflicto de Intereses del empleado. Al decidir qué tipo de relaciones deben revelarse, considere la situación desde la perspectiva de un extraño y si la relación es de tal naturaleza que podría generar una alegación de conflicto de intereses aparente o real, y luego pecar por el lado de la transparencia. , ya que la divulgación ayuda a aliviar o evitar futuros malentendidos. Además, ciertos tipos de relaciones entre compañeros de trabajo pueden crear conflictos de intereses inadmisibles. Por ejemplo, una relación romántica en el lugar de trabajo puede generar percepciones de prejuicio y favoritismo. Por estas razones, las relaciones personales / románticas o financieras / comerciales entre compañeros de trabajo que puedan crear la apariencia de incorrección o interferir con el desempeño de las responsabilidades del empleado en nombre y en el mejor interés de la corporación deben ser informadas de inmediato a Recursos Humanos. .

Los miembros de la Junta Directiva y / o un miembro de su familia inmediata no pueden ser empleados de Shawnee. Un miembro de la Junta debe renunciar a la Junta antes de que él o ella o un miembro de la familia inmediata asuma un cargo en Shawnee. A ningún empleado de Shawnee se le permitirá mantener un puesto en la Junta. Se permite la contratación de familiares de empleados actuales.

Ningún empleado será empleado en un puesto supervisado por un familiar inmediato. Un miembro de la familia inmediata de un empleado no puede ser asignado a un puesto en el que uno tendría responsabilidad administrativa o de supervisión directa o indirecta del otro o un puesto en la misma oficina. Ningún gerente de organización puede firmar formularios de nómina / personal que afecten su propio salario o aprobar el reembolso de sus propios gastos o los de un supervisor directo.. En consideración del Director Ejecutivo, el Director de Recursos Humanos firmará los formularios de nómina / personal y / o aprobará el reembolso de gastos.

Además, Shawnee Health Service opera programas que reciben fondos que requieren la divulgación de posibles conflictos de intereses. Por ejemplo, el programa Shawnee Alliance for Seniors requiere la divulgación para evaluar posibles conflictos que incluyen:

• Conflictos organizacionales, que incluyen, entre otros, la propiedad o el interés de inversión en un centro de atención a largo plazo o de un proveedor de un servicio de atención a largo plazo; empleo o participación en la administración de un centro de atención a largo plazo; miembros de la junta directiva con intereses de propiedad, inversión o empleo en instalaciones de atención a largo plazo; participación directa en la concesión de licencias o certificación de un centro de atención a largo plazo o servicios de atención a largo plazo; o recibir o tener derecho a recibir, directa o indirectamente, una remuneración (en efectivo o en especie) en virtud de un acuerdo de compensación con un propietario u operador de un centro de atención a largo plazo.

• Conflictos individuales, que incluyen, entre otros, el empleo de una persona o un miembro de su familia inmediata en un centro de atención a largo plazo en el área de servicio o por el propietario u operador de cualquier centro de atención a largo plazo en el servicio. zona; participación en la administración de un centro de atención a largo plazo por parte de un individuo o un miembro de su familia inmediata; propiedad o interés de inversión en un centro de atención a largo plazo existente o propuesto o en un servicio de atención a largo plazo por parte de una persona o un miembro de su familia inmediata; participación en la concesión de licencias o certificación de un centro de atención a largo plazo o la prestación de un servicio de atención a largo plazo por parte de una persona o un miembro de su familia inmediata; recibir una remuneración en virtud de un acuerdo de compensación con un propietario u operador de un centro de atención a largo plazo; si está empleado como Defensor del Pueblo, acepta dinero u otra consideración de cualquier persona que no sea Shawnee Health Service; y si está empleado como Defensor del Pueblo, no tiene responsabilidades en conflicto mientras brinda servicios a un residente, como servicios de protección para adultos, planificación del alta, como tutor, agente con poder u otro representante sustituto para la toma de decisiones para un residente de cuidado a largo plazo en el área de servicio, evaluación previa a la admisión o administración de casos para residentes de cuidados a largo plazo.

Divulgación y gestión de conflictos de intereses

Si existiera una apariencia de incorrección o un conflicto de intereses real, se deben tomar las acciones apropiadas, que variarán según los hechos particulares. El empleado, voluntario o miembro de la Junta involucrado en la situación de conflicto debe trabajar en cooperación con su gerente para lograr una resolución de los problemas del conflicto en el mejor interés de la corporación, según lo solicite la corporación. Esto puede incluir que el empleado sea destituido de un puesto de autoridad para tomar decisiones con respecto a la situación de conflicto u otras acciones más serias, dependiendo de la naturaleza del conflicto. Si el conflicto involucra una actividad financiera en nombre de la corporación, se debe completar la documentación escrita de la divulgación del conflicto y los pasos tomados para abordar el conflicto. Se debe proporcionar una copia de esta información al Oficial de Cumplimiento Corporativo.

Obsequios y bonificaciones

Como regla general, los empleados de la corporación no pueden recibir u ofrecer ningún obsequio o cualquier otra cosa de valor significativo de personas u organizaciones que realicen o propongan hacer negocios con Shawnee. Los obsequios (excepto los de un valor nominal de $25 o menos) recibidos de vendedores, proveedores, consultores o pacientes / clientes como parte de la práctica comercial normal deben ser entregados a la corporación o compartidos con la corporación en general, y si el reconocimiento es apropiado, reconocido en nombre de la corporación. Esta guía no pretende prohibir las prácticas comerciales normales, como reuniones durante las comidas, artículos corporativos entregados a los participantes en reuniones y conferencias o obsequios simbólicos, siempre que sean de valor nominal y razonable y promuevan los intereses comerciales legítimos de la corporación. Si un empleado cree que existe una razón adecuada para hacer una exención a esta política para una situación individual, debe comunicarse con la Oficina de Cumplimiento Corporativo antes de dar o aceptar el obsequio.

Tarifas, honorarios, reembolsos de gastos y otros pagos similares

Se alienta a los miembros del personal a participar en conferencias, participar en juntas directivas y escribir artículos, siempre que el tiempo para tales actividades no interfiera con las responsabilidades del empleado en Shawnee. Los honorarios del director, las regalías de los autores, los honorarios y los pagos por artículos publicados o charlas solo deben aceptarse si los materiales preparados y todas las actividades realizadas en relación con estas actividades son en tiempo personal, los problemas abordados no están relacionados con las actividades o la misión de la corporación. y no se utilizan recursos corporativos. Si un empleado cree que una circunstancia particular amerita una excepción a esta política, el empleado debe consultar al Oficial de Cumplimiento Corporativo para obtener asesoramiento y la documentación adecuada. Los costos de viaje y los gastos incurridos en relación con cualquier actividad que no esté relacionada con Shawnee deben ser asumidos por la persona o la organización que invita a la persona a participar en la actividad y no deben ser pagados ni reembolsados por Shawnee.

En algunas ocasiones, un miembro del personal puede recibir un honorario o un obsequio en reconocimiento de los servicios que son parte de su empleo con Shawnee Health Service. Si algún miembro del personal recibe algún honorario o obsequio, debe entregárselo a Shawnee Health Service.

Aceptar trabajo compensado fuera de Shawnee por parte de los empleados

En un esfuerzo por prevenir conflictos potenciales, comprender el alcance y la naturaleza de los compromisos comerciales externos de Shawnee, y para garantizar que los compromisos externos no infrinjan las responsabilidades laborales requeridas en nombre de Shawnee, los empleados de Shawnee que ocupan el puesto de proveedor (médico , de nivel medio, dentista, dietista, LCSW o psicólogo), o un empleado en un puesto administrativo de gerente de clínica o director de programa o superior, no puede realizar negocios externos u otras actividades por las cuales recibe una remuneración, si está relacionada con su o su experiencia como empleada de Shawnee, o el negocio de Shawnee, sin la aprobación previa del Director Ejecutivo, o en el caso del Director Ejecutivo, de la Junta Directiva. Al solicitar el permiso, el empleado debe revelar la organización para la cual se realizará el trabajo, la naturaleza del trabajo, el compromiso de tiempo esperado y la remuneración que recibirá, así como una evaluación de cualquier conflicto de interés potencial que pudiera surgir con Shawnee como resultado de la participación del empleado en dicha actividad.

Actividades políticas y cabildeo

Shawnee Health Service no puede participar en campañas políticas, contribuir a campañas políticas o permitir solicitudes de contribuciones de campaña de personas durante el trabajo. Los miembros de la junta y los empleados no pueden realizar ningún tipo de recaudación de fondos o solicitar un partido político o candidato utilizando el nombre, las instalaciones, el equipo, los suministros o cualquier otro recurso corporativo de Shawnee. Los empleados de Shawnee y los miembros de la Junta son libres de participar en este tipo de actividades políticas de manera personal y en su propio tiempo, siempre que se tomen las medidas razonables para evitar la percepción de que tales actividades son en nombre de Shawnee. Los empleados de Shawnee que participan activamente en una campaña o actividad política pueden discutir con el oficial de Cumplimiento Corporativo los pasos apropiados para minimizar el riesgo de que las acciones personales del empleado se atribuyan a Shawnee y también revisar cualquier otro impacto potencial no intencionado que dicha actividad pueda tener en Shawnee.

Los gastos asociados con las actividades de cabildeo deben ser autorizados por el Director Ejecutivo y están permitidos siempre que la actividad no sea sustancial en relación con el presupuesto de la Corporación, de acuerdo con las regulaciones federales. No se puede utilizar ningún dinero de subvención federal para apoyar tales actividades de cabildeo.

Cuestionario de conflicto de intereses

Al comenzar el empleo y anualmente a partir de entonces, todos los empleados y la alta gerencia en posiciones financieras deben completar un “Cuestionario de conflicto de intereses”. Los empleados de la alta gerencia incluyen: Director Ejecutivo, Director de Operaciones, Director de Finanzas, Directores de Programas, Subdirector y Funcionario de Operaciones. Los empleados de finanzas incluyen: contables y agentes de adquisiciones. Los empleados también deben actualizar el Cuestionario sobre conflictos de intereses siempre que haya habido un cambio en la posición del empleado dentro de la corporación. Los empleados deben revelar todas sus afiliaciones, como se solicita en el formulario, incluso si no existe un conflicto de intereses actual. En el momento del nombramiento y, posteriormente, anualmente, todos los miembros de la Junta Directiva de Shawnee deben completar un "Cuestionario de conflicto de intereses".

Interpretación

Esta política no puede describir todas las situaciones de conflicto de intereses que puedan surgir que involucren a la corporación. Por lo tanto, los miembros y empleados de la Junta de Shawnee deben usar su buen juicio para evitar cualquier apariencia de incorrección. Las circunstancias apropiadas también pueden justificar excepciones a la aplicación de la política. Si surgen preguntas sobre esta política o su aplicación, actúe con cautela y transparencia y busque el consejo del Oficial de Cumplimiento Corporativo antes de realizar dicha transacción.

Cuestionario sobre conflictos de intereses

El empleado, voluntario o miembro de la Junta de Shawnee Health Service abajo firmante certifica por la presente lo siguiente:

1. Que he recibido una copia de la Política de Conflicto de Intereses de Shawnee Health Service y he leído, comprendido y, según mi leal saber y entender, he cumplido con la política;
    
2. Que deseo divulgar para su revisión una transacción, interés comercial u otra situación que pueda representar un conflicto de intereses potencial o real con Shawnee Health Service. Entiendo que no tomaré ninguna otra medida relacionada con el conflicto de intereses potencial o real hasta que el Oficial de Cumplimiento Corporativo de Shawnee me lo notifique. Esto incluye:

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3. Que una acción pendiente ante Shawnee Health Service puede colocarme en una posición de conflicto de intereses potencial o real. La acción pendiente incluye:

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4. Otro:

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Por fecha: _____________________
Firma

Nombre en letra de imprenta: ______________________________

Relación: ____ Miembro de la Junta Directiva ____ Empleado (indicar cargo) _______________

____ Voluntario

Al finalizar, reenviar a:

Oficial de cumplimiento corporativo

Servicio de salud de Shawnee

109 California Street

Apartado de correos 577

Carterville, IL 62918-0577