سياسة الامتثال

SHAWNEE HEALTH SERVICE

سياسات:

يعد تطوير برنامج امتثال الشركة جزءًا من الجهود المستمرة التي تبذلها Shawnee Health Service لتحسين جودة الخدمات وتعزيز مهمة Shawnee. تلتزم Shawnee Health Service بتوفير رعاية صحية عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة وفقًا للقانون. يمكن لبرامج Shawnee Health Service والمراكز الصحية أن تفي بالتزامها من خلال جهود مقدمي الخدمة وموظفي الدعم. يجب أن يكتسب كل منهم ثقة واحترام عملاء Shawnee والأفراد والمنظمات الذين تتعامل معهم Shawnee وتتعامل معهم من خلال التصرف بأمانة ونزاهة والالتزام بالقوانين السارية على المراكز والبرامج الصحية.
في هذا الصدد ، تدرك Shawnee Health Service أن وزارة الصحة والخدمات الإنسانية ، مكتب المفتش العام (OIG) ، الوكالة الفيدرالية المكلفة بإنفاذ قوانين Medicaid و Medicare ، قد نشرت سلسلة من إرشادات برنامج الامتثال لأعضاء الصحة صناعة الرعاية. تحدد هذه الإرشادات مكونات برنامج الامتثال الفعال وتشجع مقدمي الرعاية الصحية ، بما في ذلك المراكز الصحية ، على تطوير وتنفيذ هذه المكونات كجزء من جهودهم لمراقبة الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها ومتطلبات البرنامج.
استخدم برنامج امتثال Shawnee Health Service العناصر السبعة من إرشادات لجنة إصدار الأحكام الأمريكية ، التي أوصى بها مكتب المفتش العام (OIG) ، في تطوير برنامج امتثال مؤسسي شامل قائم على القيمة والذي سيضع ضوابط ومراقبة داخلية لتصحيح الاحتيال ومنع أنشطة. سوف يفي برنامج الامتثال المؤسسي SHS ، على الأقل ، بالعناصر التالية:

1. تطوير وتوزيع مدونة أخلاقية مكتوبة توفر معايير للسلوك ، بالإضافة إلى سياسات وإجراءات مكتوبة تعزز الالتزام بالامتثال ؛
2. تعيين مسؤول امتثال في الشركة والهيئات المناسبة الأخرى المسؤولة عن تشغيل ورصد برنامج الامتثال ؛
3. وضع وتنفيذ برامج تعليمية وتدريبية مناسبة وفعالة ؛
4. الحفاظ على عملية لتلقي الشكاوى والإجراءات لحماية إخفاء الهوية ومنع الإجراءات الانتقامية ؛
5. فرض المعايير من خلال إرشادات تأديبية معلنة جيدًا ؛
6. إجراء عمليات تدقيق أو تقنيات تقييم أخرى لرصد الامتثال ومعالجة مجالات المشاكل المحددة ؛
   و
7. الاستجابة للجرائم المكتشفة وتطوير مبادرات الإجراءات التصحيحية.

يعتمد نجاح برنامج امتثال الشركات SHS ("البرنامج") على تطوير وتكامل المتطلبات الأخلاقية والقانونية للمنظمة. يتم تحديد هذه المتطلبات على النحو التالي:

• مدونة الأخلاق هي سياسة تنظيمية SHS تحدد المبادئ الأخلاقية التي توجه
  رسالة وقيم جمعية التكافل الإنساني وأعضائها. هذه السياسة موجودة في دليل إدارة SHS.
• تم تطوير سياسات وإجراءات الامتثال ، الواردة في هذه السياسة ، لتلبية المتطلبات القانونية و
  المتطلبات التنظيمية للمنظمة.

على الرغم من أن تنفيذ البرنامج وإدارته مركزيان ، إلا أن الامتثال هو المسؤولية المباشرة لكل موظف. سيقوم البرنامج بإبلاغ كل موظف وممارس مستقل بمسؤوليته عن الامتثال للمعايير الأخلاقية والقانونية وواجب الإبلاغ عن الانتهاكات المشتبه بها إلى الإدارة وموظف الامتثال المؤسسي. سيتم إبلاغ البرنامج لكل موظف من خلال برامج التدريب على الامتثال. سيتلقى الموظفون مستوى التدريب على الامتثال ذي الصلة بوظائفهم وموقع السلطة. ستحتفظ الموارد البشرية بسجلات تدريب الامتثال الحالية لاستخدامها كمعيار لتقييم أداء الموظفين. ستقوم اللجان بإجراء عمليات تدقيق بشكل دوري لمراقبة فعالية التدريب على الامتثال.
تهدف المنظمة إلى دمج امتثال الشركة في جميع سياسات وإجراءات الشركة ، وبالتالي توفر هذه السياسة مجرد نظرة عامة على برنامج امتثال الشركة التابع لـ Shawnee Health Service. على سبيل المثال ، تحدد السياسات الواردة في دليل مكتب الأعمال إجراءات محددة لضمان الامتثال لممارسات الترميز والفوترة ؛ ودليل سياسات وإجراءات شؤون الموظفين يحدد السياسات المتعلقة بعدم التمييز وتكافؤ فرص العمل.

إجراء:

1. مسؤوليات امتثال الشركة
   لكي يكون برنامج الامتثال المؤسسي فعالاً ، يجب على جميع الموظفين المشاركة وفهم أدوارهم ومسؤولياتهم. الأدوار والمسؤوليات كما هو موضح:

1. مجموعة مخرجين:
   يتحمل مجلس الإدارة مسؤولية ضمان توافق أهداف البرنامج مع مهمة Shawnee. ستنعكس أهداف البرنامج في جميع أنشطة الحوكمة وإدارة المخاطر وإدارة المعلومات والأنشطة المالية والتشغيلية ، وأن هذه الأنشطة تتوافق مع جميع القوانين المعمول بها. ستتم مراقبة فعالية البرنامج من خلال تقارير من مسؤول الامتثال المؤسسي ، حيث يتمتع مجلس الإدارة بالسلطة والمسؤولية لاتخاذ القرارات النهائية المتعلقة بقضايا الامتثال. يجب الموافقة على أي تغيير في السياسة من قبل مجلس الإدارة.
2. لجنة القيادة العليا
   ستقوم لجنة القيادة العليا بتقديم المشورة إلى مسؤول الامتثال المؤسسي وستساعد في تنفيذ وإدارة برنامج الامتثال المؤسسي. ستتعاون لجنة القيادة العليا مع مسؤول الامتثال المؤسسي لأداء المسؤوليات التالية:

• تحليل بيئة عمل المنظمة ، والمتطلبات القانونية التي يجب أن تمتثل لها ، وتحديد وتحديد أولويات مجالات المخاطر المحددة ؛
• تقييم السياسات والإجراءات الحالية التي تتناول مجالات مخاطر محددة لإدراجها في برنامج الامتثال ؛
• العمل مع اللجان المناسبة لتطوير سياسات وإجراءات جديدة ؛
• تحديد الحاجة إلى عمليات تدقيق داخلية أو خارجية ، والمساعدة في اختيار المدققين الخارجيين أو فرق التدقيق الداخلي ؛
• المشاركة في أو تعيين فرق متعددة التخصصات لتحسين العملية و / أو الأداء فيما يتعلق بالقضايا المتعلقة بالامتثال ذات الصلة بالبرامج المختلفة ؛
• مراقبة فعالية برنامج الامتثال المؤسسي داخل برامج Shawnee والمراكز الصحية والمساعدة في إعداد تقرير سنوي لمجلس الإدارة بما في ذلك أهداف تحسين الأداء ؛
• توخي اليقظة في اكتشاف مجالات الخطر أو الانتهاك المحتمل لقوانين أو سياسات أو إجراءات الولاية أو الفيدرالية ؛ و،
• العمل كمصدر للمعلومات أو الاتصال للموظفين ومسؤول الامتثال المؤسسي.
• المدير التنفيذي
  سيشرف المدير التنفيذي على الأنشطة اليومية لمسؤول الامتثال المؤسسي. سيعمل المدير التنفيذي مع مسؤول الامتثال المؤسسي في تحديد المتطلبات القانونية التي تنطبق على أعمال المنظمة لتقليل مخاطر عدم الامتثال. سيساعد المدير التنفيذي مسؤول الامتثال المؤسسي في التخطيط للتحقيقات الخارجية الخاصة وسيتناول نتائج المراجعة.
  سيراجع المدير التنفيذي عمل مسؤول الامتثال المؤسسي للتأكد من إجراء التحقيقات المناسبة في انتهاكات الاحتيال وإساءة الاستخدام المحتملة ، واتباع الإجراءات المناسبة في تحديد الالتزامات المحتملة ، ومراجعة السياسات والإجراءات عند الضرورة. المدير التنفيذي مخول للاحتفاظ بخبراء خارجيين للتشاور أو المساعدة أو المراجعة. سيتشاور المدير التنفيذي مع مسؤول الامتثال المؤسسي لتحديد ما إذا كان هناك ما يبرر الإفصاح الطوعي والسداد.
  إذا تم التحقيق مع SHS ، فسيقوم المدير التنفيذي بمناقشة نطاق التحقيق مع المحققين وسيكون مسؤولاً عن تنسيق استجابة المنظمة للتحقيق. سيتفاوض المدير التنفيذي على أي تسوية منظمة تعتبر ضرورية أو حكيمة.
• ضابط الامتثال المؤسسي:
  سيتولى المدير المساعد ومسئول التشغيل مسؤوليات ضابط الامتثال المؤسسي.
  يجب إبلاغ جميع التقارير الواردة والاستفسارات التي تم إجراؤها والتوصيات للعمل وجميع الأمور ذات الصلة كتابيًا إلى المدير التنفيذي ولجنة القيادة العليا على أساس رسمي كل ثلاثة أشهر.
  مسؤول الامتثال المؤسسي مسؤول عن تطوير وتنفيذ وإدارة برنامج امتثال الشركات لبرامج SHS والمراكز الصحية. لضمان فعالية البرنامج ونزاهته ، يجب أن يتعاون مسؤول الامتثال المؤسسي مع مجلس الإدارة والمدير التنفيذي وموظفي الإدارة ، فضلاً عن الموظفين الفنيين والموظفين. يمكن إجراء التحقيقات في الشكاوى من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي بعد التشاور مع المدير التنفيذي.
  سيقوم موظف الامتثال المؤسسي بتطوير وتنفيذ برنامج تعليمي وتدريبي متعدد الأوجه يركز على رموز SHS للأخلاقيات وبرنامج امتثال الشركات. سيتلقى مجلس إدارة وموظفو جمعية التكافل الإنساني تدريبًا مناسبًا على الامتثال وثيق الصلة بمسؤولياتهم.
  سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بإنشاء وإدارة نظام اتصالات سري للموظفين وغيرهم للإبلاغ عن الأنشطة المشبوهة غير المتوافقة أو طلب التوجيه بشأن قضايا الامتثال دون خوف من الانتقام.
  يجوز لمسؤول الامتثال المؤسسي التحقيق في أي قضايا تتعلق بعدم الامتثال بعد التشاور مع المدير التنفيذي. سيتم وضع خطط العمل التصحيحية بالتشاور مع المدير التنفيذي لمعالجة عدم الامتثال لمختلف الإدارات ومجالات الخدمة ، بما في ذلك الموردين والمقاولين المستقلين.
  سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بمراقبة الامتثال من خلال أنظمة تدقيق داخلية و / أو خارجية دورية. يجب اعتماد جميع أنظمة المراجعة مسبقًا من قبل المدير التنفيذي.
  سيطلب مسؤول الامتثال المؤسسي أن يتلقى المتعاقدون والوكلاء المستقلون الذين يقدمون الخدمات الطبية للمنشأة تعليمًا حول برنامج الامتثال المؤسسي ويوافقون على الامتثال للسياسات والإجراءات ذات الصلة المتعلقة بالترميز والفوترة والتسويق وأي مجال آخر خاص بوظائفهم.
  سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بتقديم تقرير ربع سنوي عن نشاط الامتثال إلى لجنة القيادة العليا ومجلس الإدارة بشأن جميع التقارير الواردة والتحقيقات التي أجريت والتوصيات المقدمة وجميع القضايا الأخرى المتعلقة بالامتثال. سيتضمن التقرير أي ملاحقات قضائية أو إجراءات إدارية بدأت ضد SHS أو الموظفين المهنيين أو الموظفين ، والتي تنطوي أو يُزعم أنها تنطوي على أي مما يلي:

• أي إجراء جنائي ينطوي على جناية أو جريمة مادية ضد SHS أو اختلاس أو سرقة أو انتهاك أي قانون يتعلق بالأداء في برنامج حكومي أو لائحة من قبل هيئة عامة.
• أي إجراء إداري مادي من قبل هيئة تنظيمية فيما يتعلق باكتشاف سلوك غير قانوني أو غير لائق من قبل موظفين أو موظفين محترفين.
• مديرو البرامج ومديرو العيادة
  مديرو البرنامج أو العيادة مسؤولون عن المساهمات في تطوير وتنفيذ برنامج الامتثال المؤسسي. مسؤولياتهم هي:
  • مساعدة مسؤول الامتثال المؤسسي في إجراء تقييم مخاطر البرنامج أو العيادة:
  • تطوير أو المشاركة في تطوير سياسات وإجراءات الامتثال في مجالات خبرتهم ؛
  • التأكد من توفير إرشادات التنفيذ والتعليم لبرنامجهم / عيادتهم وموظفيها ؛
  • إنشاء عمليات مراقبة لمجالات مخاطر الامتثال الخاصة بهم ؛
  • مراجعة تقارير التدقيق لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى تعليم إضافي أو مراجعة السياسة أو تطويرها ؛
  • التواصل مع الزملاء ، والاشتراك في المطبوعات الإعلامية المتعلقة بالتطورات الجديدة في مجالات مسؤوليتهم عن الامتثال ، والنشر المناسب لتلك المعلومات وإدارتها ؛
  • تقديم المشورة أو تفسير السياسات والإجراءات المتعلقة بمجال الخبرة ؛
  • إبلاغ تغييرات السياسة إلى برنامجهم / عيادتهم وموظفيها ؛ و،
  • قم بإبلاغ الأسئلة أو المخاوف المتعلقة بقضايا الامتثال إلى مسؤول الامتثال المؤسسي.
• فرق التدقيق الداخلي
  سيتم اختيار فرق التدقيق الداخلي من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي و / أو لجنة القيادة العليا عند الاقتضاء. سيجتمع فريق التدقيق الداخلي قبل التدقيق لإعداد خطة عمل وتلقي أي معلومات إضافية وتدريب حسب الحاجة. تتمثل مسؤوليات فرق التدقيق الداخلي في مساعدة مسؤول الامتثال المؤسسي في إجراء تحليل المخاطر لتحديد عوامل خطر الاحتيال وإساءة الاستخدام ، وإجراء عمليات تدقيق للكشف عن الأعمال غير القانونية ، وتحديد أي أوجه قصور كبيرة في نظام الرقابة الداخلية والإبلاغ عنها ، وتقديم توصيات للتحسين من الأنظمة الداخلية.
• الموظفين
  تعتمد فعالية برنامج الامتثال المؤسسي على المشاركة الكاملة لجميع الموظفين.
  يتعين على جميع الموظفين الامتثال لجميع معايير وسياسات وإجراءات برنامج الامتثال المؤسسي. يُطلب من الموظفين حضور جميع دورات التعليم والتدريب الخاصة بالأخلاقيات والامتثال ؛ أداء مسؤوليات الوظيفة بطريقة أخلاقية وفعالة ومهنية ؛ فهم والالتزام بمدونة أخلاقيات SHS ؛ الامتثال لجميع القوانين والمعايير والسياسات والإجراءات الخاصة بالولاية والفيدرالية ؛ الإبلاغ عن انتهاكات الاحتيال وإساءة الاستخدام المحتملة إلى مدير البرنامج أو مدير العيادة أو مسؤول الامتثال المؤسسي.

• برامج تعليم وتدريب الامتثال المؤسسي
  1. تدريب الأخلاق
     يعد التدريب على مدونة أخلاقيات SHS جزءًا لا يتجزأ من برنامج الامتثال المؤسسي. سيتم الانتهاء من التدريب في توجيه الموظف الجديد ؛ سيتلقى الموظفون الحاليون تدريبًا أوليًا. سوف يدمج التدريب مدونة أخلاقيات SHS مع رسالتها.
  2. اكتمال التدريب
     تتطلب SHS من الموظفين حضور تدريب الامتثال الخاص بواجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية على أساس الحاجة ، بما في ذلك التدريب على القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات ، وسياسات دافعي الضرائب من القطاع الخاص ، وسياسات وإجراءات SHS ، وأخلاقيات الشركة. تتكون برامج التدريب SHS من ثلاثة مستويات من التدريب: التوجيه ، المتقدم والمحدد.
     يتضمن مستوى التوجيه مراجعة مهمة SHS وقواعد الأخلاق ، وخلفية الامتثال ، والغرض من البرنامج ، ونظرة عامة على برنامج الامتثال المؤسسي SHS. سيتلقى جميع الموظفين الحاليين توجيهات بشأن الامتثال في غضون ستة (6) أشهر من موافقة مجلس الإدارة على برنامج الامتثال المؤسسي. يجب أن يتلقى جميع الموظفين الجدد توجيهًا للتدريب على الامتثال في غضون 60 يومًا من تاريخ تعيينهم.
     سيتضمن المستوى المتقدم التدريب المناسب في القوانين واللوائح والإرشادات والسياسات الفيدرالية والتابعة للولاية الخاصة بالدفعين من القطاع الخاص فيما يتعلق بقوانين الاحتيال وإساءة الاستخدام والانتهاكات. سيشمل هذا المستوى أيضًا التدريب على تحديد المناطق ذات المخاطر العالية والضعف. سيركز هذا المستوى على قانون الرعاية الصحية ويكرس مزيدًا من الاهتمام لممارسات الأعمال.
     سيوفر المستوى المحدد تدريبًا متخصصًا لمجالات محددة. سيركز هذا التدريب على الامتثال لسياسات وإجراءات محددة في بيئات معينة بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، الترميز والفواتير وإعداد تقارير التكلفة وعمليات التسويق.
     سيشارك جميع الموظفين في برامج تدريب الامتثال المختلفة. يعد حضورهم ومشاركتهم في برامج التدريب شرطًا لاستمرار التوظيف ، وسيؤدي عدم الامتثال لهذه المتطلبات إلى اتخاذ إجراءات تأديبية ، بما في ذلك الفصل المحتمل ، عندما يكون هذا الفشل خطيرًا. يعد الالتزام ببرنامج الامتثال المؤسسي ، بما في ذلك متطلبات التدريب ، عاملاً في التقييم السنوي لكل موظف. ستحتفظ إدارة الموارد البشرية بسجلات تدريب الموظفين ، بما في ذلك سجلات الحضور والمواد التي يتم توزيعها في الدورات التدريبية.
     المدرجة أدناه هي مجموعات الموظفين ومستوى (مستويات) تدريب الامتثال الذي سيحصلون عليه:
     توجيه محدد متقدم
     مجلس الأمناء xx حسب الحاجة
     لجنة القيادة العليا xx حسب الحاجة
     مديرو البرامج ومديرو العيادة xx حسب الحاجة
     الموظفين × حسب الحاجة
     سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بتدقيق ومراجعة برامج التدريب ، على أساس سنوي ، لتحديد ما إذا كانت فعالة ومحتواها قابلاً للتطبيق على السياسات والقوانين الحالية ؛ سيتم تقديم توصيات للتحسين إلى لجنة القيادة العليا.
     يجب على مسؤول الامتثال المؤسسي نشر تحديثات اللوائح الحكومية والفيدرالية وسياسات وإجراءات SHS وأي معلومات أخرى تتعلق بقضايا الامتثال من خلال الرسائل الإخبارية أو المذكرات أو البريد الإلكتروني أو غيرها من الوسائل المناسبة. سيتم مشاركة هذه المعلومات مع جميع الموظفين المناسبين من قبل مديري البرامج أو مديري العيادة في اجتماعات الموظفين أو الاجتماعات الخاصة أو على أساس فردي.
     سيساعد مديرو البرامج أو مديرو العيادة في تحديد المجالات التي تتطلب تدريبًا محددًا وسيساعدون في تنفيذ التدريب. سيستخدم ضابط الامتثال المؤسسي مدربين داخليين وخارجيين لتقديم برنامج تدريب محدد. سيتم توثيق أي تدريب رسمي كجزء من برنامج الامتثال والاحتفاظ به في ملف الموارد البشرية.
• نظم الاتصالات
  1. آليات التواصل مع الموظفين:
     سيقوم موظف الامتثال المؤسسي بنشر جميع معلومات برنامج الامتثال ذات الصلة من خلال توجيه الموظف وتدريب مدير البرنامج ومدير العيادة والمنشورات والمذكرات والتحديثات والبريد الإلكتروني. سينشر مديرو البرامج ومديرو العيادة هذه المعلومات من خلال اجتماعات الموظفين والاجتماعات الخاصة على أساس الحاجة. ستتم معالجة المعلومات المتعلقة باللوائح أو السياسات الجديدة في الوقت المناسب من أجل تنفيذ الإجراءات الجديدة.
  2.  آليات التواصل من الموظفين:
     يتم تشجيع الموظفين على مناقشة الأسئلة المتعلقة بتفسير القوانين والسياسات والإجراءات والمخاوف المتعلقة بالأفعال الأخلاقية أو القانونية للمخالفات أو أي قضايا امتثال أخرى مع مشرفهم المباشر. عندما لا يكون ذلك ممكنًا ، بسبب طبيعة القلق ، أو إذا كان الموظف غير راضٍ عن الاستجابة ، يجوز له / لها الاستمرار في خط السلطة أو الاتصال بمسؤول الامتثال المؤسسي على رقم "خط مساعدة الموظف".
     تقع على عاتق مسؤول الامتثال المؤسسي مسؤولية تزويد جميع الموظفين بوسائل للإبلاغ عن أي نشاط غير ممتثل في أي وقت ودون خوف من التداعيات أو الانتقام. أنشأت جمعية التكافل الإنساني رقم خط مساعدة ، 618-956-9506. يتوفر هذا الرقم في أي وقت للموظفين لطرح الأسئلة المتعلقة بالامتثال أو الإبلاغ عن الأنشطة الفعلية أو المحتملة غير المتوافقة ، بما في ذلك تلك التي تتضمن الفوترة وتقديم المطالبات ، وقوانين ولوائح الاحتيال وإساءة الاستخدام ، وانتهاك مدونة أخلاقيات SHS والسياسات والإجراءات. لا يمكن الوصول إلى تقارير خط المساعدة إلا من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي أو الشخص المعتمد. سيتم التحقيق في جميع التقارير التي يتم إرسالها إلى خط المساعدة بطريقة سريعة ومعقولة من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي أو لجنة القيادة العليا. لا يجوز أن يتعرض الأفراد للانتقام من جانب أي شخص ينتسب إلى جمعية التكافل الإنساني بناءً على التقارير التي يتم تقديمها بحسن نية. يعتبر أي انتقام من هذا القبيل انتهاكًا لبرنامج الامتثال المؤسسي ويجب الإبلاغ عنه على الفور إلى مسؤول الامتثال المؤسسي.
     تقع على عاتق مسؤول الامتثال المؤسسي مسؤولية ضمان سلامة وسرية جميع التقارير الواردة من خلال خط المساعدة. يجب على مسؤول الامتثال المؤسسي أيضًا الاحتفاظ بسجل لجميع التقارير والاستفسارات.
• إجباري
  كما هو مذكور في سياسات وإجراءات شؤون الموظفين التابعة لشركة SHS ، يتحمل الموظفون مسؤولية التصرف بأسلوب أخلاقي ومهني في جميع الأوقات أثناء العمل بصفة رسمية مع جمعية التكافل الإنساني. يؤدي عدم الامتثال لأي من سياسات Shawnee ، بما في ذلك سياسات امتثال الشركة ، إلى تعريض الموظف لإجراءات تأديبية ، بما في ذلك التسريح. ينطبق التزام SHS بالامتثال على جميع مستويات الموظفين داخل المنظمة. سيتم تطبيق عواقب عدم الامتثال وفرضها باستمرار. سيخضع جميع الموظفين والممارسين المستقلين والمقاولين المستقلين لنفس الإجراءات التأديبية لارتكاب جرائم مماثلة.
  ستؤكد جميع برامج التدريب على الامتثال أن جميع الموظفين لديهم مسؤولية والتزام للإبلاغ عن أي أنشطة غير ممتثلة يرتكبها الآخرون ، بما في ذلك المشرفون. يعتبر انتهاك برنامج الامتثال المؤسسي والقوانين واللوائح المعمول بها أمرًا خطيرًا للغاية وسيتم تأديب أولئك الذين لا يمتثلون أو يتجاهلون الإبلاغ عن الآخرين الذين لا يمتثلون.
• التدقيق والمراقبة
  1. المراجعات
     سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي ، بالتشاور مع المدير التنفيذي ولجنة القيادة العليا ، بوضع خطة تدقيق سنوية للشركة ، وتحديد من سيشكل فرق التدقيق الداخلي بناءً على متطلبات الخبرة الخاصة والوضع ، وتحديد أولوية عمليات التدقيق وتواترها . ستركز عمليات التدقيق على امتثال الشركة لقواعد وسياسات محددة كانت محل اهتمام خاص من جانب الوسطاء الماليين أو شركات النقل التابعة لبرنامج Medicare ، كما يتضح من تنبيهات الاحتيال الخاصة OIG ، وتدقيق وتقييمات OIG لمنح وكالات التمويل وإنفاذ القانون المبادرات. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تركز عمليات التدقيق على أي مجال من مجالات
     قلق تم تحديده من قبل أي موظف.
     يمكن إجراء عمليات التدقيق من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي أو فرق التدقيق الداخلي المكونة من موظفي SHS أو المراجعين الخارجيين ، اعتمادًا على المجال المحدد الذي يتم تدقيقه والوضع. المرفق "أ" يشير إلى عملية التدقيق المطلوب استخدامها.
     ستضع عمليات التدقيق خط الأساس للمراقبة المستقبلية وتحليلات المقارنة المعيارية لتحديد تقدم المنشأة في تقليل المخاطر أو القضاء عليها. سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بمراجعة نتائج التدقيق وتقديم توصيات للإجراءات التصحيحية إلى لجنة القيادة العليا. إذا تقرر أن التدقيق كشف عن إجراءات غير سليمة ، وسوء تفسير للقواعد ، بما في ذلك الاحتيال والمشاكل النظامية ، فإن مسؤول الامتثال المؤسسي بالتشاور مع المدير التنفيذي سيتخذ خطوات فورية لتصحيح المشكلة. سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بالإبلاغ عن أي مدفوعات زائدة يتم اكتشافها إلى المدير التنفيذي لتحديد ما هو مناسب
     الإبلاغ والسداد إلى الدافع المتأثر. سيتم دفع أي مدفوعات زائدة على الفور ، بغض النظر عما إذا كان قد تم تقديم طلب لهذه المدفوعات. يجب أن يوافق المدير التنفيذي على أي مدفوعات من هذا القبيل.
  2. تصديق
     في أي وقت تكون فيه خطة التصحيح أو التحسين نتيجة للتدقيق ، فمن الضروري مراقبة هذا التغيير للتحقق من نجاحه. لتحقيق ذلك ، سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بإجراء مراجعة مراجعة للحالة في غضون ثمانية (8) أشهر بعد تنفيذ خطة العمل. سيكون هذا التدقيق بمثابة "فحص موضعي" لتحديد ما إذا كانت التغييرات التي تم إجراؤها تؤدي إلى النتائج المرجوة. سيتم مراقبة عمليات التحقق من المصادقة والتدقيق وجدولتها من قبل مكتب الامتثال المؤسسي. وسيتم إبلاغ المدير التنفيذي بأي حاجة لإجراء تغييرات كبيرة للحصول على إذن.
• الاستجابة لعدم الامتثال النظامي المكتشف وبدء الإجراءات التصحيحية
  إن عدم الامتثال لبرنامج امتثال الشركة وعدم الامتثال لقواعد أخلاقيات SHS أو القانون أو اللوائح الفيدرالية أو الخاصة بالولاية يهدد وضع SHS كمزود موثوق به وصادق وجدير بالثقة. الأنشطة غير المتوافقة التي تم اكتشافها ولكن لم يتم تصحيحها يمكن أن تعرض للخطر بشكل خطير مهمة وسمعة SHS ووضعها القانوني. وبالتالي ، عند استلام التقارير أو المؤشرات المعقولة لعدم الامتثال المشتبه به ، سيبدأ مسؤول الامتثال في الشركة خطوات سريعة للتحقيق في السلوك المعني لتحديد ما إذا كان انتهاكًا ماديًا للقانون المعمول به أو
  حدثت متطلبات برنامج الامتثال المؤسسي ، وإذا كان الأمر كذلك ، فاتخذ خطوات لتصحيح المشكلة.
  1. إجابة
     عند تلقي ادعاء بانتهاك مدونة الأخلاق أو السياسات أو الإجراءات الخاصة بشركة Shawnee ، أو القانون أو اللوائح الحكومية أو الفيدرالية ، يجب على مسؤول الامتثال المؤسسي مراجعة جميع الحقائق لضمان فهم المشكلة. عند استلام التقارير ، سيتم استخدام تقرير بروتوكول عدم الامتثال (المرفق ب) ، وسيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بإخطار المدير التنفيذي.
     سيحدد مسؤول الامتثال المؤسسي والمدير التنفيذي أي دعم تحقيقي مطلوب للتحقيق ويحددان الأولويات على النحو التالي:
     الأولوية الأولى في البدء في غضون 24 ساعة
     الأولوية الثانية تبدأ في غضون 7 أيام عمل
     الأولوية الثالثة في غضون 24 يوم عمل
     يقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بعد ذلك بتقديم تقرير موجز عن التحقيق إلى المدير التنفيذي.
  2. اجراء تصحيحي
     قد تكون نتائج التحقيق خطيرة بما يكفي لتبرير إجراء تصحيحي فوري أو تتطلب جهودًا متعددة التخصصات لمعالجتها وتصحيحها. يكون للمدير التنفيذي السلطة والمسؤولية لإنهاء عمل أي إدارة أو وظيفة مخالفة للوائح. سيتم استخدام "بروتوكول المتابعة" (المرفق ج) لإنهاء أي فوترة غير مناسبة أو نشاط غير متوافق وتحديد أي موظف قد يشارك في نشاط غير قانوني أو غير متوافق.
     سيحدد المدير التنفيذي ومسؤول الامتثال المؤسسي ما إذا كان هناك دليل موثوق به على نشاط غير متوافق يتضمن قانونًا جنائيًا أو مدنيًا أو إداريًا يستدعي إبلاغ السلطة الحكومية المناسبة. إذا تم تحديد وجود دليل موثوق به على وجود نشاط غير متوافق ، فيجب الإبلاغ عنه في غضون فترة زمنية معقولة وستتخذ SHS الإجراءات التصحيحية المناسبة ، بما في ذلك الاسترداد الفوري لأي مدفوعات زائدة للدافع المتأثر و
     فرض الإجراءات التأديبية المناسبة. سيرى مسؤول الامتثال المؤسسي أن الموظفين يتلقون التدريب المناسب لمنع تكرارها. سيتم إنشاء مراقبة مستمرة لضمان استمرار الامتثال ، وسيتم إغلاق القضية. سيتم الاحتفاظ بجميع وثائق الامتثال في ملف سري من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي.
• متطلبات حفظ السجلات:
  سيقوم مسؤول الامتثال المؤسسي بتوثيق الجهود المبذولة للامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها ومتطلبات برنامج الرعاية الصحية الفيدرالية. سيتم الاحتفاظ بالتقارير من قبل مسؤول الامتثال المؤسسي وفقًا لهذا البرنامج ويجب الاحتفاظ بها لمدة سبع (7) سنوات. في نهاية سبع (7) سنوات ، قد يتم إتلاف جميع الوثائق ذات الصلة المتعلقة بالإبلاغ عن أنشطة الامتثال وفقًا للإجراءات التي وضعتها SHS لتدمير السجلات السرية. ستشمل مستندات الامتثال التي سيتم إتلافها ، على سبيل المثال لا الحصر:
  • تقارير خط المساعدة
  • سجلات خط المساعدة
  • يقدم تقاريره إلى المدير التنفيذي أو لجنة القيادة العليا أو مجلس الإدارة
  • تقارير التدقيق
  • أوراق عمل التدقيق
  • سجلات تدريب امتثال الشركات.
• المرفقات:
  1. عملية تدقيق الامتثال
  2. تقرير بروتوكول عدم الامتثال
  3. بروتوكول المتابعة
  4. تقرير نشاط الامتثال

مرفق تقرير نشاط الامتثال د

1. تحديث التعليم والتدريب
2. أنشطة التدقيق
   1. المقرر
   2. استقصائي
   3. عمليات تدقيق المستقبل
3. ملخص تقرير خط المساعدة
   1. نوع الاتصال
   2. موضوعات
   3. حالة
4. تغييرات السياسة
5. تحديثات الامتثال

البيانات / Mangmt P & P / Corporate Compliance 1209 1